Sie wissen, was Sie wollen? Weiß es Ihr Dienstleister auch?
Wenn Sie hier nicht sicher sind, ob sie alle Anforderungen an das neue System formuliert oder noch keinen Dienstleister auserkoren haben, könnte die Erstellung eines Lastenheftes (aus Auftraggebersicht) und/oder eines Pflichtenheftes (was der Dienstleister leisten wird) eine gute Idee sein.
Und manchmal hilft es, nur die Sprache des anderen zu übersetzen.